Автоматизация оперативного учета складских остатков и движения денежных средств:
Краткая информация о компании-клиенте:
В 1998 году несколько бывших сотрудников НПО «Алтайский научно-исследовательский институт технологии машиностроения», разработчики новых технологий и оборудования, организовали в г. Барнауле фирму с целью создания и выпуска современного деревообрабатывающего оборудования. Начало деятельности – выпуск ленточнопильных станков, отвечающих современным требованиям по производительности и главное по качеству выпускаемой продукции. К настоящему времени сформировался коллектив профессионалов, переваливший за 100 человек, имеется несколько цехов, склады, отдельный головной офис и большой опыт по выпуску целой гаммы (более 50 наименований) современного деревообрабатывающего оборудования.
Начало:
С компанией заключен договор абонентского обслуживания программного продукта «1С: Комплексная автоматизация 8 (ред. 1.1)». И вроде все в порядке – бухгалтерский учет автоматизирован, зарплата считается, отчеты сдаются. Но бухгалтер с каждой встречей вздыхает все глубже и глубже, директор на контрольных совещаниях все бледнее и бледнее. В ходе встречи выяснили, что бухгалтер тратит огромное количество на подготовку оперативной отчетности, а директор не всегда своевременно получает достоверные ответы, что усложняет принятие управленческих решений.
Потребности компании состояли из:
- Автоматизация оперативного учета складских операций;
- Контроль за движением денежных средств: автоматизация платежного календаря и БДДС;
- Расчет полной себестоимости выпущенной продукции.
Как происходила автоматизация:
Проблема №1. Автоматизация оперативного учета складских операций.
После долгих споров договорились, что бухгалтер, ведя учет в программе оторван от действительности, а кладовщик, выводя остатки «на коленке» не знает, что творится у бухгалтера.
Решение проблемы №1. Автоматизировать работу кладовщика, часть функций бухгалтера передать кладовщику, т.е. автоматизировать оперативный учет складских операций с использованием стандартного функционала.
Результат:
- Приняли на работу кладовщика;
- Обучили работе в программе;
- Внедрили ордерную схему учета на складах;
- Актуализация и оптимизация складских остатков;
- Облегчение работы менеджеров отдела закупок.
Вывод: результат превзошел все ожидания! Порядок на складах, в учете, в головах.
Проблема №2. Контроль за движением денежных средств.
Головная боль директора – приблизительные остатки в кассе и отсутствие контроля и планирования расходования денежных средств.
Решение проблемы №2. Доработка стандартного документа «Заявка на расходование денежных средств» в соответствие с требованиями заказчика. Автоматизация платежного календаря и обучение бухгалтеров работы с ним. Разработка отчета «Бюджет движения ДС».
Результат:
- Деньги любят счет;
- Полный контроль за движением денежных средств;
- Планирование расходов.
Планы на будущее:
Решить проблему №3. Рассчитать полную управленческую себестоимость.
Отзыв клиента:
В процессе внедрения программисты и консультанты по учету оказывали разноплановую поддержку, оперативно и грамотно решая возникающие вопросы.
Обучены: сотрудники бухгалтерии, отдела закупок и кладовщики. Настроен оперативный учет складских операций. Автоматизация учета движения денежных средств позволяет не только контролировать текущую платежеспособность, но и принимать оперативные решения по управлению денежными потоками, выявлять причины изменения между финансовыми результатами и денежными средствами.
Директор: Павлов К. В.
Автоматизированы следующие функции:
- Финансы, управленческий учет, мониторинг показателей;
- Управление денежными средствами (казначейство);
- Управленческий учет;
- Учет бухгалтерский, налоговый, бюджетный, включая регламентированную отчетность;
- Бухгалтерский учет;
- Банк и касса;
- Завершение периода;
- Нематериальные активы;
- Основные средства;
- Производственные операции;
- Расчет зарплаты и кадровый учет;
- Расчеты с контрагентами;
- Регламентированная отчетность;
- Товарно-материальные ценности;
- Торговые операции;
- Учет в обособленных подразделениях;
- Налоговый учет.
Сопровождение:
- Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя;
- Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий;
- Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС;
- Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой «1С»;
- Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами «1С»;
- Оформлен платный договор 1С:ИТС;
- По запросу пользователя осуществляется подборка консультационно-методических материалов из информационной системы ИТС ПРОФ;
- Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС;
- Производится ежемесячное ознакомление пользователей с новыми материалами ИТС ПРОФ;
- Производится обновление платформы и типовых конфигураций «1С:Предприятие», диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий;
Выполнены следующие работы:
- Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе;
- Планирование этапов работ, составление календарного плана работ;
- Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации);
- Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация);
- Индивидуальное обучение в офисе заказчика.
Работы по адаптации типового решения:
- Доработка стандартного документа «Заявка на расходование денежных средств» в соответствие с требованиями заказчика;
- Автоматизация платежного календаря и обучение бухгалтеров работы с ним;
- Разработка отчета «Бюджет движения ДС».