1С: Документооборот 8 КОРП

«1С: Документооборот 8 КОРП»

Продукт ориентирован на бюджетные учреждения, а также средние и крупные коммерческие предприятия и предназначен для комплексного решения широкого спектра задач автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины.

 

Возможности:

• Централизованное безопасное хранение документов;
• Оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей;
• Учет входящих, исходящих и внутренних документов;
• Учет обращений граждан;
• Учет договоров, начиная от подготовки проекта и заканчивая контролем исполнения обязательств и расторжением договора;
• Учет и контроль переадресации документов в сторонние организации и из них;
• Использование сертифицированных механизмов ЭЦП для подписания и шифрования документов и файлов;
• Обработка персональных данных в соответствии с Федеральным законом №152-ФЗ;
• Просмотр и редактирование документов;
• Контроль версий документов;
• Полнотекстовый поиск документов по их содержанию;
• Работа с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т.д.;
• Автоматическое заполнение новых файлов и документов на основании заранее настроенных шаблонов;
• Штрих кодирование бумажных документов, автоматическое впечатывание штрихкодов и регистрационных штампов на титульные листы бумажных документов, поиск документов и файлов по штрихкодам;
• Автоматизация коллективной работы пользователей с документами и файлами с использованием таких бизнес-процессов, как рассмотрение, исполнение, согласование, утверждения, регистрация;
• Условная маршрутизация бизнес-процессов, настраиваемая пользователями;
• Поддержка сложных процедур согласования, например параллельное, последовательное или смешанное согласование с использованием условий маршрутизации;
• Поддержка нескольких резолюций в документах, в том числе и резолюций должностных лиц сторонних организаций;
• Присвоение любым данным различных тематических категорий, как ручное, так и автоматическое, основанное на анализе содержания документов и файлов;
• Контроль исполнительской дисциплины, в том числе и по работе с обращениями граждан;
• Шаблоны процессов обработки документов, настраиваемые пользователями;
• Настраиваемые связи между документами, как односторонние, так и двухсторонние;
• Автоматический запуск любых бизнес-процессов по расписанию;
• Автоматизированная загрузка документов из электронной почты;
• Загрузка файлов со сканера, в том числе и потоковая с автоматическим распознаванием штрихкодов;
• Учет и контроль рабочего времени сотрудников;
• Онлайн и оффлайн обмен данными с другими типовыми конфигурациями;
• Обмен входящими и исходящими документами с другими СЭД в соответствии с ГОСТ Р 53898-2010.

Учет документов ведется в разрезе видов документов, в соответствии с положением о документообороте предприятия. Принципы учета входящих, исходящих и внутренних документов, заложенные в программу, соответствуют российскому законодательству, ГОСТам, рекомендациям Росархива и отечественной делопроизводственной практике.

«1С: Документооборот 8 КОРП» не имеет отраслевой специфики и может эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях, будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или среднее предприятие.

«1С: Документооборот 8 КОРП» поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет, в том числе и через веб-браузеры.

Функциональные возможности программы «1С: Документооборот 8 КОРП»:

«1С: Документооборот 8 КОРП» в комплексе решает широкий спектр задач автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины. Программа поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет, в том числе и через веб-браузеры.

Работа с документами:

«1С: Документооборот 8 КОРП» позволяет работать с документами любых типов. Каждый документ сопровождается учетно-регистрационной карточкой, набор реквизитов которой соответствует ГОСТ Р 6.30-2003, требованиям ГСДОУ, рекомендациям Росархива и традициям делопроизводства, сложившимся в отечественной практике.

Хранение и права доступа:

В конфигурации программы «1С: Документооборот 8 КОРП» внутренние документы и файлы хранятся в структуре папок с учетом прав доступа.

Структура папок может формироваться в соответствии с организационной структурой предприятия или по типам документов. Каждой папке устанавливается разрешение на выполнение пользователями или группами пользователей различных операций: чтения, добавления, редактирования или удаления.

Дополнительно к этому все данные конфигурации «Документооборот КОРП» ограничиваются правами доступа в зависимости от видов документов, грифов доступа к документам, групп корреспондентов и групп физических лиц, организаций и вопросов деятельности.

Непосредственно файлы могут храниться как в информационной базе, так и в томах на диске.

Регистрация входящих и исходящих документов:

«1С: Документооборот 8» позволяет вести учет и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции. При этом осуществляется автоматическая генерация сквозных регистрационных номеров по сложным правилам.

Регистрация документов производится в соответствии с ГОСТами, типовыми инструкциями и традициями отечественного делопроизводства.

Регистрация документа сопровождается следующими процессами:

• Учет поступивших документов, печать штрихкодов и регистрационных штампов;
• Автоматизация процедуры рассмотрения документов и последующей постановки на контроль;
• Оповещение исполнителей;
• Поддержка регламентированных сроков исполнения документов;
• Формирование дел, передача закрытых дел на архивное хранение или уничтожение;
• Последующее формирование отчетов по поступлению и исполнению документов, по просроченным документам.

Учет обращений граждан:

В программе предусмотрена регистрация и обработка обращений граждан в соответствии с Федеральным законом от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

Предусмотрен учет дубликатов и повторных обращений, а также учет переадресации обращений граждан в сторонние организации и от них.

Для работы с обращениями граждан используется специальное рабочее место, в котором специалист сразу видит все поступившие обращения граждан, историю переписки и другую сопроводительную информацию по ним. Для анализа и контроля исполнения обращений граждан используются отчеты «Исполнение обращений граждан», «Структура обращений за период», «Динамика количества обращений», «Список обращений граждан».

Учет договоров:

В «1С: Документообороте 8 КОРП» автоматизирован полный жизненный цикл договорных документов:

• Подготовка проекта договора;
• Согласование проекта договора, как внешнее, так и внутреннее;
• Учет всех связанных с договором документов, например, акты, дополнительные соглашения;
• Учет и контроль сроков действия договоров;
• Автоматическое продление сроков действия по правилам, указанным в договоре;
• Многовалютный учет сумм договоров;
• Учет и контроль исполнения финансовых обязательств по договору;
• Контроль наличия сопроводительных документов по договору, например, счет-фактура;
• Контроль возврата переданных экземпляров документов по договору;
• Расторжение договора.

Для анализа договорной работы предусмотрены такие отчеты, как «Список заключенных договоров», «Договоры с истекающим сроком действия», «Сопроводительные документы по договору», «Динамика количества заключенных договоров», «Динамика сумм заключенных договоров», «Расторгнутые договоры».

Сканирование:

В «1С: Документообороте 8 КОРП» предусмотрена возможность загрузки входящих, исходящих, внутренних документов и файлов со сканеров любых типов, поддерживающих интерфейс TWAIN. Сканирование осуществляется в форматы jpg, pdf и tif, в том числе и многостраничный.

Поддерживается потоковое сканирование с автоматическим распознаванием штрихкодов документов и формирование многостраничных tif или pdf файлов.

Предусмотрено автоматическое распознавание отсканированных изображений и полнотекстовый поиск по распознанным документам.

Электронная почта:

Любой документ или файл «1С: Документооборота 8 КОРП» можно отправить по электронной почте непосредственно из программы. Предусмотрена также загрузка входящих и внутренних документов из электронной почты. При использовании ЭЦП можно отправлять и принимать подписанные и зашифрованные файлы.

Просмотр, редактирование и контроль версий:

Для просмотра и редактирования документов «1С: Документооборот 8 КОРП» использует соответствующие приложения, установленные на локальных компьютерах пользователей.

Повседневная работа с документами и файлами выполняется непосредственно на «рабочем столе»; пользователь видит список редактируемых документов и список невыполненных задач, предусмотрена настройка «рабочего стола» с возможностью удалить, добавить или поменять местами элементы конкретного раздела.

«1С: Документооборот 8 КОРП» обеспечивает доступ сотрудников к файлам, как для просмотра, так и для редактирования. Конфликты при одновременном редактировании документов исключаются благодаря механизму блокировки файлов.

При сохранении изменений в информационной базе автоматически создается новая версия файла с указанием автора, даты и времени создания.

Непосредственно из карточки файла можно посмотреть список версий, удалить ненужные, сменить активную (текущую) версию. Для файлов популярных форматов (doc, rtf, html, txt, odt) поддерживается сравнение версий.

Шаблоны документов и файлов:

В «1С: Документообороте 8 КОРП» пользователи могут настраивать и использовать автоматически заполняемые шаблоны файлов и документов. При создании нового файла с использованием шаблона поля шаблона файла автоматически заполняются учетными данными, например, наименование, автор, дата создания, сумма договора, реквизиты контрагента.

При создании нового документа с использованием шаблона, реквизиты карточки (или документа) заполняются по шаблону, и к документу автоматически присоединяются все указанные в шаблоне файлы, которые, в свою очередь, тоже автоматически заполняются на основании реквизитов документа.

Штрих кодирование документов:

В «1С: Документообороте 8 КОРП» всем документам автоматически присваивается штрихкод, который можно:

• Распечатать на отдельном листе;
• Распечатать поверх титульного листа бумажного документа;
• Распечатать на наклейке;
• Вставить в электронный документ как изображение.

Штрихкоды используются для быстрого поиска учетных карточек документов и для автоматического прикрепления файлов к документам при потоковом сканировании.

Печать регистрационных штампов документов:

В «1С: Документообороте 8 КОРП» пользователи могут выводить на печать регистрационный штамп документа, который содержит название организации, регистрационный номер и дату регистрации, штрихкод. Регистрационный штамп может печататься как на отдельном листе, так и поверх титульного листа бумажного документа.

Связи между документами:

В «1С: Документообороте 8 КОРП» предусмотрены стандартные связи между документами, которые автоматически устанавливаются, например, при регистрации ответных документов. Программа позволяет настроить дополнительные связи между документами и указать правила использования этих связей для видов документов. Поддерживаются единичные, множественные, односторонние и двухсторонние связи.

Несколько резолюций в документах:

В карточке документа «1С: Документооборота 8 КОРП» можно указать несколько резолюций. Резолюции автоматически формируются бизнес-процессом «Рассмотрение» или могут быть введены вручную. При этом в качестве авторов резолюций могут выступать не только сотрудники вашего предприятия или учреждения, но и должностные лица сторонних организаций.

Переадресация входящих документов:

В программе «1С: Документооборот 8 КОРП» можно учитывать переадресацию входящих документов в сторонние организации, а также получение переадресованных входящих документов от сторонних организаций. При этом программа позволяет контролировать сроки исполнения переадресованных документов.

Контроль переданных документов:

Предусмотрен учет передачи документов должностным лицам корреспондентов и контроль сроков возврата переданных документов.

Бизнес-процессы и работа пользователей:

В программе «1С: Документооборот 8 КОРП» коллективная работа с документами реализована при помощи следующих бизнес-процессов:

• Рассмотрение: документ попадает на рассмотрение к руководителю и с его резолюцией возвращается к автору документа. При этом непосредственно в процессе рассмотрения должностное лицо может вынести текстовую резолюцию или отправить документ на исполнение или ознакомление.
• Исполнение: документ передается на исполнение всем пользователям по списку и контролеру для соблюдения исполнительской дисциплины. Один из пользователей может быть назначен ответственным исполнителем.
• Согласование: приложенные к такому бизнес-процессу документы попадают на согласование указанным респондентам и потом возвращаются к автору этого бизнес-процесса для ознакомления с результатами согласования или отправки на повторное согласование. В «1С: Документообороте 8 КОРП» поддерживаются такие варианты согласования, как: параллельное; последовательное; смешанное (параллельное и последовательное), в том числе и с учетом условий маршрутизации.
• Утверждение: документ попадает на утверждение к ответственному лицу и возвращается к автору документа для ознакомления с результатом утверждения;
• Регистрация: документ попадает к секретарю для присвоения регистрационного номера, проставления печати организации и отправки корреспонденту;
• Ознакомление: с помощью этого бизнес-процесса нужный документ рассылается всем пользователям по списку для ознакомления;
• Поручение: с помощью этого бизнес-процесса можно выдавать поручения сотрудникам и проверять их исполнение;
• Обработка входящего документа: этот бизнес-процесс автоматизирует полный цикл обработки входящего документа — рассмотрение, исполнение, списание в дело;
• Обработка исходящего документа: этот бизнес-процесс автоматизирует полный цикл создания исходящего документа — согласование, утверждение, регистрация;

Предусмотрена возможность назначать задачи не только конкретным исполнителям, но и ролям. Так, например, документ можно отправить на утверждение роли «Директор», и программа автоматически доставит соответствующую задачу тому, кто в данный момент выполняет эту роль, — самому директору или его заместителю.

Для обеспечения жесткой маршрутизации предусмотрена возможность настройки шаблонов маршрутов бизнес-процессов по каждому виду документов с учетом условной маршрутизации. Так, например, для согласования договоров, сумма которых превышает 100 тысяч рублей, будет использован один шаблон, а для согласования всех остальных договоров — другой. Условия маршрутизации могут настраиваться в режиме конструктора или на встроенном языке.

Сроки исполнения бизнес-процессов контролируются с учетом графиков работ сотрудников и могут исчисляться не только в днях, но и в часах и даже минутах.
Реализован автоматический запуск бизнес-процессов по расписанию.

Поддерживается иерархия подчиненности бизнес-процессов и их задач. При создании бизнес-процесса можно указать, что он является подчиненным по отношению к задаче другого бизнес-процесса. Таким образом, выстраивается иерархия бизнес-процессов и задач, которую могут видеть все участники этих бизнес-процессов с учетом прав доступа.

Имеется возможность временной остановки бизнес-процессов, которая распространяется на все подчиненные бизнес-процессы и их задачи.

Поиск:

Электронный документ представляет собой структурированный набор данных, содержащий реквизитную и содержательную часть. Реквизиты документа и информация его содержательной части могут быть использованы в процессе поиска конкретного документа.

В «1С: Документообороте 8» реализован полнотекстовый поиск любых данных (документов, файлов) не только по всем полям карточек, но и по содержимому версий файлов популярных форматов с учетом морфологии русского, украинского и английского языков.

Учет рабочего времени и контроль исполнения:

Данные учета рабочего времени и возможность его контроля обеспечивают руководителя информацией для принятия управленческих решений и позволяют оптимизировать работу сотрудников.

В программе реализована ежедневная отчетность сотрудников, которая включает в себя данные о времени, проекте, содержании работы. На основании этих сведений можно построить различные отчеты о затратах времени сотрудников в разрезе видов работ, подразделений или периодов.

Организация распределенной информационной базы:

В «1С: Документообороте 8 КОРП» предусмотрена работа в режиме распределенной информационной базы, в том числе и для варианта хранения файлов не в информационной базе, а на диске.

Обмен данными с другими типовыми конфигурациями:

В «1С: Документообороте 8 КОРП» предусмотрены планы обмена с типовыми конфигурациями, работающими на платформе «1С: Предприятие 8.2»:

• «Управление производственным предприятием», 1.3.6;
• «Управление торговлей», 11.0.6;
• «Бухгалтерия предприятия», 2.0.15;
• «Управление небольшой фирмой», 1.2.2.

Дополнительно к программе приложены правила обмена с типовыми конфигурациями, работающими на платформе «1С: Предприятие 8.1»:

• «Бухгалтерия предприятия КОРП», редакция 2.0;
• «Комплексная автоматизация», редакция 1.0;
• «Зарплата и управление персоналом», редакция 2.5;
• «Управление производственным предприятием», редакция 1.2;
• «Управление торговлей», редакция 10.

Веб-сервисы работы с файлами:

«1С: Документооборот 8 КОРП» может выступать как внешняя по отношению к другим системам библиотека файлов. Взаимодействие между «1С: Документооборотом 8 КОРП» и другим приложением (например, другой информационной базой, работающей на платформе «1С: Предприятие 8.2») осуществляется при помощи веб-сервисов.

Сравнение версий 1С: Документооборота 8:

Программа «1С: Документооборот 8» выпускается в версиях ПРОФ и КОРП.

«1С: Документооборот 8 ПРОФ» предназначен для малых и средних коммерческих предприятий и бюджетных учреждений, имеющих несложную организационную структуру и документооборот.

«1С: Документооборот 8 КОРП» рекомендуется использовать для автоматизации бюджетных учреждений и коммерческих предприятий со сложной организационной структурой или сложным документооборотом.

Сравнение функционала разных версий «1С: Документооборот 8»:

1С: Документооборот 8	ПРОФ	КОРП
Учет входящих документов	+	+
Учет исходящих документов	+	+
Учет внутренних документов	+	+
Учет договоров	+	+
Ведение учета по номенклатуре дел	+	+
Автоматическая генерация регистрационных номеров	+	+
Настройка правил учета документов в разрезе видов документов	+	+
Сканирование документов	+	+
Распознавание изображений	+	+
Автоматическая загрузка файлов из каталогов	+	+
Настройка правил учета в разрезе номенклатуры дел	+	+
Учет передачи дел в архив, уничтожение дел	+	+
Учет по организациям	+	+
Учет по вопросам деятельности	+	+
Составные бизнес-процессы обработки входящих и исходящих документов	+	+
Загрузка и отправка документов и файлов по электронной почте	+	+
Хранение файлов в информационной базе и в томах на диске	+	+
Коллективная работа с файлами любых типов	+	+
Хранение и контроль версий	+	+
Ведение журнала передачи документов	+	+
Настройка личного доступа к документам	+	+
Ограничение права доступа к документам и файлам по папкам, видам документов, грифам доступа, вопросам деятельности	+	+
Использование ЭЦП для подписания и шифрования документов и файлов	+	+
Учет персональных данных в соответствии со 152-ФЗ	+	+
Учет обращений граждан в соответствии с 59-ФЗ	+	+
Сложное согласование документов	+	+
Настройка дополнительных связей между документами	+	+
Автоматическое заполнение документов по шаблонам	+	+
Учет нескольких резолюций по документу	+	+
Учет и контроль переадресации входящих документов	+	+
Учет и контроль передачи документов	+	+
Учет затрат рабочего времени сотрудников	+	+
Многовалютный учет сумм в документах	+	+
Установка сроков бизнес-процессов с точностью до минут	+	+
Настройка и использование дополнительных реквизитов	+	+
Типовые бизнес-процессы (рассмотрение, исполнение, согласование, утверждение, регистрация, ознакомление, поручение)	+	+
Шаблоны бизнес-процессов	+	+
Распределенная информационная база	+	+
Полнотекстовый поиск любых данных	+	+
Обмен данными с типовыми конфигурациям	+	+
Обмен данными с типовыми конфигурациями на 8.2	+	+
Версионирование объектов	+	+
Штрихкодирование документов и файлов	-	+
Потоковое сканирование с автоматическим распознаванием штрихкодов	-	+
Автоматическое заполнение файлов по шаблонам	-	+
Печать регистрационного штампа	-	+
Принятие задач к исполнению	-	+
Настройка и использование условий маршрутизации	-	+
Периодические бизнес-процессы	-	+
Учет и использование графиков работы	-	+
Иерархия бизнес-процессов	-	+
Остановка бизнес-процессов	-	+
Веб-сервисы для работы с файлами «1С: Документооборота 8» из других приложений	-	+
Категоризация данных	-	+
Расширенный поиск документов и файлов по реквизитам	-	+

Приобретение программных продуктов 1С: Бухгалтерия и 1С: Предприятие:

Условия и порядок приобретения программных продуктов 1С: Бухгалтерия и 1С: Предприятие в Барнауле, вы можете узнать в офисе компании АВИС-СОФТ;

телефоны для справок: 44-33-25; 72-32-42.